Automatisation des Commandes Client : Un Projet Réussi pour Transformer les Processus

Les challenges et objectifs du client

Pour Nexans, dans un contexte de réduction des ressources ADV au niveau européen, l’objectif était d’accélérer le traitement des commandes tout en minimisant les risques d’erreurs humaines, pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Jusqu’à présent, la saisie manuelle des données dans l’ERP SAP générait des ralentissements significatifs sur le temps global de prise en charge et d’exécution de commandes, ainsi qu’un risque d’erreur humaine. Nexans avait donc besoin d’une solution pour automatiser la réception, la saisie, et l’archivage des commandes afin d’améliorer l’efficacité et réduire les délais pour le client.

Nos réalisations

Notre Solution : Une Automatisation sur Mesure

Pour répondre à ces besoins, nous avons déployé la solution FlexiCapture d’ABBYY, en l’intégrant de manière fluide avec les systèmes existants de Nexans. Voici les principales composantes de notre solution :

Intégration avec Exchange Server : Cette étape permet la lecture automatique des courriels entrants contenant les bons de commande, facilitant ainsi le processus de capture et de traitement des données.
Paramétrage de l’outil Flexicapture, permettant une analyse sur mesure des commandes client, et des contrôles référentiels avec les données de l’ERP. La solution est par ailleurs configurée pour autorisée une montée en compétence rapide de l’outil sur de nouveaux formats de commande client, via l’exploitation de fonctionnalités IA fournies dans l’outil.
Développement d’un Connecteur SharePoint : Pour une gestion optimale de l’archivage des documents, nous avons développé un connecteur permettant de stocker l’ensemble des commandes traitées par la solution, et d’y accéder par société, par année, et par fournisseur.
Mise en place de l’intégration ERP : Les commandes traitées par la solution Flexicapture sont intégrées dans l’ERP en exploitant une intégration EDI Client déjà en place chez Nexans.

En automatisant la récupération, l’extraction, et l’intégration des données dans l’ERP de Nexans, notre solution transforme les processus de commande en trois étapes simples : Traitement du courrier électronique, lecture et contrôle des données, et envoi + archivage des enregistrements. Grâce à l’utilisation de technologies telles que PowerShell, Exchange Server, ABBYY FlexiCapture, et C#, nous avons créé un processus universel et adaptable, capable de gérer tous les formats de commande.

Résultats

Réduction significative du temps de traitement des commandes

Notre collaboration avec Nexans a permis de réduire considérablement le temps nécessaire au traitement des commandes. Alors que ce processus prenait autrefois beaucoup plus de temps, il est désormais automatisé et vérifié, ne nécessitant plus que quelques minutes par commande en moyenne.

L’efficacité opérationnelle a été grandement améliorée, les erreurs humaines réduites, et le temps gagné a pu être réalloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nexans peut ainsi traiter un volume plus important de commandes sans augmenter les ressources, optimisant ainsi ses performances globales.

Une gestion efficace grâce à l’automatisation

Chez Novelis, notre force réside dans notre expertise combinée en Automatisation Intelligente et en Traitement Intelligent des Documents (IDP). Nous avons la capacité de transformer des documents non structurés en données exploitables, ce qui enrichit notre approche globale de la gestion de l’information.

Nos Business Analysts apportent une vision stratégique, proposant des solutions alignées sur les objectifs d’investissement et les architectures à mettre en place. Ensemble, nous visons à offrir des solutions qui non seulement répondent aux besoins immédiats, mais qui sont également durables et scalables pour l’avenir.

De processus complexes à une gestion efficace

Le partenariat avec Nexans illustre parfaitement comment l’automatisation intelligente peut transformer des processus complexes et chronophages en flux de travail rationalisés et efficaces. Nous sommes fiers d’avoir accompagné Nexans dans cette démarche d’innovation, et nous restons engagés à fournir des solutions qui non seulement répondent aux attentes de nos clients, mais qui les dépassent en offrant des gains de productivité tangibles et mesurables.

Nous continuons de nous positionner en tant que partenaires stratégiques pour les entreprises cherchant à exploiter les avantages de l’automatisation et de la transformation digitale, en créant des solutions sur mesure adaptées à leurs besoins spécifiques.

La valeur ajoutée de Novelis

Notre expertise en Automatisation Intelligente

Au travers de nos expertises en IA, RPA, NLP et OCR, nous sommes capables d’accompagner nos clients pour délivrer des projets d’automatisation efficaces.

Il s’agit alors de prendre en compte une vision générale de la technologie et ses apports afin de délivrer une solution pertinente pour gérer à la fois les données structurées et non structurées et ce toujours avec le souci d’être aligné avec la roadmap IT et d’impacter la performance économique (ROI).

A nos robots logiciels, nous ajoutons également une expertise particulière dans la dimension « process mining » afin de permettre l’identification rapide des processus et tâches à automatiser en priorité. Nos Business Analysts complètent ce dispositif dans la capacité à proposer une vision haute du potentiel de la technologie, les investissements à mener, les architectures à déployer et bien entendu le ROI attendu.

Luc Fossier

Responsable du Domaine Commercial à l’Informatique

La mise en place de la solution Flexicapture avec l’aide experte de Novelis a permis d’améliorer de façon spectaculaire les temps de saisie des commandes client, en particulier pour des commandes contenant des centaines de lignes, qui sont aujourd’hui intégrées dans SAP en quelques minutes, là où il fallait parfois 4 heures pour les saisir manuellement. La solution est très pertinente pour des clients de taille moyenne qui n’envoient pas encore leurs commandes à Nexans par EDI.

Smart Automation, RPA / Energie et services publics