Smart Automation, RPA / Banque
Mise en œuvre d’un processus automatisé de contrôle et de validation des ordres de bourses
C’est pour rendre ses agents plus efficaces en leur évitant certaines tâches répétitives et pour assurer une plus grande fiabilité et sécurité dans le contrôle et la validation de certaines opérations sensibles, que cette banque privée a décidé de s’engager dans un projet d’automatisation.
Les challenges et objectifs du client
CMB Monaco est une banque privée internationale de premier plan basée à Monaco depuis 1976, faisant partie du groupe Mediobanca. La CMB Monaco a choisi Novelis pour l’accompagner dans ses différents projets d’automatisation.
Dans le cadre de ses opérations de contrôle, la banque doit rapprocher les ordres de bourse avec les confirmations reçues des contreparties avant de les valider. Il était donc nécessaire de mettre en œuvre un processus automatisé de contrôle et de validation des ordres de bourses pour gagner du temps et sécuriser les opérations.
Le processus manuel impliquait 2 opérateurs quotidiennement qui devaient rapprocher les ordres avec les confirmations que la CMB recevait des diverses contreparties, ce qui représentait 4000 à 6000 ordres par jour lors de la crise COVID. Ces tâches étaient très chronophages pour l’équipe avec une impossibilité d’embaucher un ETP supplémentaire dans cette phase de crise. C’est pour cela que la CMB a décidé de se tourner vers la RPA pour automatiser tout ce qui pouvait l’être afin de soulager les équipes sous tension.
Nos réalisations
- Plus grande fiabilité dans les opérations
Les équipes ne sont pas extensibles lorsqu’il y a une augmentation de l’activité et de la quantité de commandes. Il s’agit d’agents qui effectuent des tâches de vérification, de saisie et de correction, il y a donc une augmentation du risque opérationnel. Le robot quant à lui peut travailler en dehors des horaires classiques de travail et permet de mieux maîtriser les risques par la standardisation de ces tâches.
- Gain de temps de d’efficacité pour les agents
En se débarrassant de la saisie des opérations, les agents peuvent se reconcentrer sur des tâches à plus forte valeur ajouté : l’analyse par exemple. On aura donc un gain de productivité conséquent. C’est ce que l’on attend des opérations dans un monde avec des ressources limitées. Tout ceci est digitalisé avec des outils complémentaires de reportings.
Le robot était capable d’intégrer des fichiers de 2 formats différents : soit par Swift (réseau international sécurisé utilisé par les institutions financières pour échanger des informations et réaliser des transactions bancaires à l’échelle mondiale) soit par Excel pour certaines sociétés de gestion qui n’avaient pas la technologie Swift. Cela a permis à CMB de couvrir beaucoup de leurs contreparties et le robot est capable en très peu de temps de comparer 14 à 15 critères sur les ordres par rapport aux confirmations. Il peut confirmer ou non la validation d’un ordre et va le relever dans un rapport généré toutes les heures.
De plus, la CMB n’avait pas la possibilité de faire ce rapprochement manuel sur l’ensemble des opérations car cela représentait un travail trop conséquent. Aujourd’hui la CMB est dans la capacité, grâce au robot, de contrôler l’ensemble de ses ordres par rapport aux contreparties qu’elle reçoit. Pour un seul ordre, les données rapprochées sont issues d’une vingtaine d’écrans différents dans l’application de Core Banking.
Dans le cas d’un contrôle conforme, l’ordre est automatiquement validé dans le système en 10 minutes en moyenne. La banque s’assure ainsi une conformité totale vis-à-vis de la réglementation.
Pour automatiser ce processus, Novelis a mis en place un rapprochement automatique qui permet de vérifier la présence d’un ordre dans les Swifts (MT515) reçus, la conformité des informations de part et d’autre et finalement générer un rapport à destination du service en charge de la validation (indiquant les contrôles réalisés et les écarts constatés).
La valeur ajoutée de Novelis
Notre expertise en Automatisation Intelligente
Au travers de nos expertises en RPA, IA, en NLP et IDP, nous sommes capables d’accompagner nos clients pour délivrer des projets d’automatisation efficaces : l’Automatisation Intelligente.
Il s’agit alors de prendre en compte une vision générale de la technologie et ses apports afin de délivrer une solution pertinente pour gérer à la fois les données structurées et non structurées et ce toujours avec le souci d’être aligné avec la roadmap IT et d’impacter la performance économique (ROI).
A nos robots logiciels, nous ajoutons également une expertise particulière dans la dimension « process mining » ou « process assessement » afin de permettre l’identification rapide des processus et tâches à automatiser en priorité.
Nos Business Analysts complètent ce dispositif dans la capacité à proposer une vision haute du potentiel de la technologie, les investissements à mener, les architectures à déployer et bien entendu le ROI attendu.
Riad Lachelak
Head of Operations - CMB Monaco
Avec les équipes Novelis nous avons réussi à transformer une contrainte réglementaire en opportunité : pour nos équipes back-office qui se retrouvent déchargées de tâches très chronophages et consommatrices de temps et également d’un point de vue financier car l’automatisation nous offre un niveau de conformité sans égal et générateur de revenus. Novelis a su accompagner le changement auprès des collaborateurs et l’approche par palier nous a permis de mettre en production très rapidement les premiers processus automatisés. L’automatisation est véritable levier créateur de valeur que toutes les entreprises devraient mettre en place !
