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Dans cet article nous allons vous parler de l’outil Decipher IDP de SS&C Blue Prism. Nous verrons dans un premier temps ce qu’est un IDP (Intelligent Document Processing) au travers de divers cas d’usage, puis nous nous focaliserons sur l’outil Decipher IDP en lui-même.  

Qu’est-ce qu’un IDP ? 

L’Intelligent Document Processing correspond au traitement des documents en 3 grandes étapes.  

La première étape étant d’avoir des documents aux données structurées, semi-structurées ou non structurées dans n’importe quel format (image en jpeg ou png, des PDF…) que l’on peut envoyer à notre outil IDP.  

Pour la deuxième étape, l’outil fera la classification, l’extraction des données, l’OCRisation et l’ICRisation et pour finir il procédera à la validation des données. L’OCR (Optical Character Recognition) et l’ICR (Intelligent Character Recognition) correspondent au traitement des textes imprimés par ordinateur ou des textes rédigés par un humain. 

Finalement la 3^ème étape consiste à la visualisation des données extraites par l’outil IDP puis à l’export de ces données dans notre système RPA qui procèdera ensuite au traitement de ces données en fonction de nos besoins (exemple : si l’on souhaite structurer des données par rapport à un document Excel ou pour insérer des informations dans une base de données). 

Pour mieux comprendre ce qu’est un outil IDP, découvrons ensemble quelques fonctionnalités indispensables.  

• La préparation des documents importés 

C’est la modification du document pour s’assurer que son format permette la bonne extraction et la bonne classification de ces données. Cela passe par le réalignement des documents, la suppression de bruit qui peut empêcher l’extraction du texte ou encore d’autres modifications telles que le réglage de texte, de taille… 

• La classification des documents (recevoir des documents et classer les documents dans des catégories spéciales telles que des factures ou des bons de commande) et l’extraction de données 

Ici le rôle de l’outil IDP sera de séparer les documents en fonction de leurs catégories. L’OCR et l’ICR seront des fonctionnalités nécessaires pour extraire les données et le NLP (Natural Languages Processing) servira à traiter des documents non structurés et à “comprendre” le sens de ces documents afin de faciliter le traitement pour le système RPA.  

• La vérification et la validation des données 

Il s’agit ici de « Human-in-the-loop » permettant à un humain d’intervenir sur le processus et de modifier l’extraction des données pour que celle-ci soit validée. L’outil IDP doit être capable d’apprendre de ces modifications apportées par l’humain grâce au Machine Learning. Puis nous avons les règles de validation text (exemple de Regex) : il s’agit d’un ensemble de règles de validation à mettre en place pour nos champs de texte extraits du document.  

• La dernière fonctionnalité concerne l’intégration fluide dans un système d’automatisation 

En effet, on souhaite qu’un outil IDP soit très facilement intégrable dans notre SI sans que l’on ait à développer de nouvelles API pour notre système, sans avoir à installer de nouvelles machines ou de nouveaux logiciels sur nos machines. La technologie RPA est ainsi la candidate idéale car elle n’est pas intrusive sur le SI. 

Découvrons dès à présent quelques cas d’usage généraux pour simplifier la compréhension.  

Le premier cas d’usage concerne des documents structurés avec le traitement d’un grand nombre d’inscriptions tel qu’un formulaire d’inscription ayant toujours le même format. Pour faciliter le travail d’un humain et lui éviter le traitement de cette tâche, c’est l’outil IDP qui se chargera d’extraire les données et de les exporter. Nous pourrons ensuite apporter des règles de vérification si l’on souhaite par exemple apporter des règles liées à l’âge (ne pas recevoir des inscriptions si la personne a plus de 25 ans par exemple). 

Le deuxième cas concerne des documents semi-structurés, n’ayant donc pas le même format comme des factures ou des bons de commande. En effet même si une facture aura toujours le même objectif métier, en fonction des clients et des fournisseurs elle n’aura pas le même format. L’outil IDP sera quand même en capacité d’extraire et d’exporter les mêmes données provenant des différents formats de documents. 

Le dernier cas d’usage concerne la vérification des documents semi et non-structurés tels que des contrats ou des pièces d’identité (permis de conduire, carte d’identité). Pour ce type de documents ayant des formats différents, nous souhaitons aussi extraire les mêmes données.  

Prenons également le cas concret d’un acteur de la santé 

Laya Healthcare est le deuxième plus grand assureur de soins de santé en Irlande et il recevait, de ce fait, des dizaines de milliers de demandes de remboursement de soins de santé chaque année (un grand nombre d’entre elles étaient des doublons). L’assureur savait qu’il faudrait beaucoup de temps à ses équipes pour supprimer toutes les demandes en double et qu’il s’agissait d’une tâche très répétitive qui pourrait dégrader le quotidien des collaborateurs. 

Decipher IDP s’est imposée comme étant la solution offrant le plus d’avantages à Laya : grâce à l’OCR, les doublons sont rapidement identifiés et les nouvelles demandes automatiquement traitées. Les demandes de Laya sont validées à l’arrivée, évaluées et clôturées par l’outil, sans aucune interaction humaine. 

Dans ce cas précis, l’assureur a pu traiter son arriéré de doublons et payer les sinistres plus rapidement sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire. Il a estimé une économie de plus d’une minute par demande et a pu gagner 450 heures de travail en un mois. 

Pleinement satisfait, Laya a étendu l’automatisation intelligente à toute l’entreprise : 119 processus sont en cours d’exécution dans différents domaines (sinistres, développement commercial, expérience client, RH). 

Quels bénéfices pour votre entreprise ?  

Decipher IDP offre un accès facile à un système de traitement de documents rapide et précis avec une intégration native dans la plateforme Blue Prism. 

• Améliorez la précision des données  
• Réduisez vos interventions manuelles (avec le temps, le moteur de validation apprendra de l’humain et ainsi le sollicitera de moins en moins) 

• Traitez un large éventail de documents structurés, semi-structurés et non-structurés tels que des factures, passeports et permis de conduire 
• Travaillez avec une interface utilisateur intuitive, conçue pour les utilisateurs et les métiers 

Concentrons-nous dès à présent sur l’outil Decipher IDP 

Decipher est un outil créé par SS&C Blue Prism. Conçu pour les utilisateurs métier, Decipher vous permettra de valider et extraire les données de documents structurés, non structurés et semi-structurés. Bénéficiez d’une interface utilisateur intuitive, facile à utiliser, sans codage complexe ni configuration préalable. Étant donné que Decipher IDP s’intègre directement avec Blue Prism, vous êtes opérationnel en quelques heures au lieu de plusieurs jours.  

Decipher détient un rôle important dans l’écosystème Blue Prism car il peut être intégré très facilement dans les systèmes Blue Prism. Il permet d’ouvrir de nouvelles portes sur le traitement des données et leur analyse. Son intégration facile permet de ne pas sortir des écosystèmes existants. Decipher va également jouer un rôle dans la partie « Discover » du programme TAP (Technology Alliance Program) de Blue Prism, ce qui va permettre de découvrir de nouveaux processus à automatiser au travers du traitement des documents. 

Comment utiliser Decipher ? Imaginons que nous avons nos documents sur un dossier local sur notre ordinateur ou sur un Drive et que nous les envoyons sur Blue Prism. Blue Prism va pouvoir établir la connexion avec Decipher avec les données que nous allons lui fournir puis il va préparer le Batch document (prendre les noms des documents) pour les envoyer sur Decipher. L’outil va ensuite procéder au traitement des documents avec plusieurs étapes : 

• Classification des documents  
• Capture de données  
• Vérification  

Decipher va procéder au renvoi des documents sur Blue Prism avec les données extraites. Une fois les données reçues par Blue Prism, un autre traitement sera effectué en fonction du cas d’usage (exemples : export sur Excel, insertion sur une base de données, un import avec une API en ligne…) et de nos besoins.  

Quel est le rôle de Blue Prism dans l’automatisation de Decipher ? Blue Prism va nous permettre de : 

• Récupérer les données à traiter et les préparer en tant que Batch à envoyer sur Decipher 
• Configurer la connexion avec Decipher  
• Envoyer le Batch en définissant ses paramètres  
• Attendre le traitement et signaler le besoin de vérification manuelle : lorsque l’on enverra le Batch, nous pourrons mettre en place un processus qui va nous permettre de voir si nous avons besoin de vérifications manuelles et envoyer une notification à la personne concernée (mail, SMS, appel, notification sur une application avec une API…) 

• Récupérer les données extraites des documents avec Decipher  
• Et enfin traiter les données comme nous le souhaitons et gérer les output  

Si l’on prend l’exemple d’un processus Blue Prism, voici les différentes étapes : 

• Etape 1 : envoi du Batch (à paramétrer en fonction du cas d’usage) 
• Etape 2 : récupération des données suite au traitement du Batch  
• Etape 3 : vérification manuelle (notifier en cas de besoin) 
• Etape 4 : traitement des données  
• Etape 5 : export des données  

L’Intelligent Document Processing (IDP) est devenu un levier clé des stratégies d’automatisation en soulageant les équipes des tâches rébarbatives et fastidieuses grâce à l’OCR associée à l’IA permettant notamment d’extraire automatiquement les informations des documents complexes.   

Avec la solution de SS&C Blue Prism, Decipher IDP, vous accélérez l’extraction des données dont vous avez besoin et vous étendez la portée de l’automatisation.   

Pour en savoir plus, assistez à notre webinar organisé le 13 décembre 2022 à 11h30 : DecipherIDP: Passer de l’automatisation 1.0 à l’automatisation intelligente