L’IA pour accélérer les projets RPA : ITW Olivier Chosson, COO Novelis

Aujourd’hui nous vous proposons de retrouver une interview réalisée par NICE qui a reçu Olivier Chosson, COO & fondateur de la société Novelis société de conseil et d’intégration technologique (Automation, OCR, NLP, IA, micro-services, développement applications métiers) pour échanger autour de la question qui est dans toutes les réflexions des décideurs : comment accélérer mes projets de transformation digitale via les technologies de RPA ?

NICE : Bonjour Olivier, alors comment s’est passée cette période de confinement pour Novelis et comment se passe la reprise ?

Olivier Chosson : Bonjour à tous pour commencer. Je pense que Novelis a vécu cette période un peu comme la plupart des entreprises du secteur. Des arrêts de projets en mars, avril et désormais une reprise intense, en particulier autour des sujets d’automatisation.

Nous avons aussi profité de cette période plutôt calme pour réfléchir à notre stratégie d’accompagnement pour les prochains trimestres, revoir les priorités, engager de nouveaux chantiers technologiques. J’ai envie de dire également qu’en cette période, la dimension télétravail nous permet d’accroître l’empathie avec nos interlocuteurs, qu’ils soient dans le secteur privé ou public. La pertinence de Novelis s’est encore accrue.

NICE : Chez Novelis, comment vous voyez le sujet RPA justement pour les prochains trimestres ?

Pour répondre donc à la question, les sujets d’automatisation vont continuer à progresser ces prochains mois, l’enjeu étant évidemment de dépasser les quelques robots en Back-Office compta / finance et d’arriver à systématiser, intelligemment il va de soi, la démarche.  Un grand groupe pharmaceutique américain a automatisé par exemple plus de 450 processus et est passé à l’échelle supérieure. Chez NICE, ils accompagnent de grands groupes internationaux à déployer des milliers de robots. C’est donc possible et cela fonctionne à partir du moment où l’on suit une méthodologie pertinente, que l’on sait identifier les processus éligibles que ces derniers soient ou pas complexes. Il est important de dépasser la seule dimension court terme et de pouvoir proposer des business model à l’échelle des organisations. Dans le cas contraire, cette technologie ne serait qu’une « verrue » fonctionnelle dans l’architecture IT de l’organisation.

NICE : Justement, comment adressez-vous cette problématique d’identification des processus éligibles pour proposer une roadmap à la fois ambitieuse et basée sur des éléments factuels ?

Nous disposons de deux approches. La première c’est notre offre de Process Assessement. C’est la capacité de mobiliser chez Novelis nos meilleurs experts, nos meilleurs Business Analysts afin d’identifier, aux côtés de nos clients, les processus qui doivent être automatisés. Pour ce faire, nous appliquons une méthodologie conjuguant interviews des métiers, des acteurs du processus, des observations « live » des processus, de contrôle de la connectivité (pour identifier la capacité d’automatiser en mode run de façon optimale) et de l’analyse des données intrinsèques liées à ce processus : temps de traitement, applications impliquées, nature des technologies présentes, données structurées ou non structurées. Suite à ce travail d’audit et de qualification, une synthèse décisionnelle est présentée à notre client où il est présenté les processus prioritaires devant être automatisés, les investissements nécessaires et les ROIs associés. En intégrant cette vision générale, les décideurs ont les moyens de faire les bons choix.

Et comme chez Novelis nous sommes aussi au premier lieu des architectes techniques, ces recommandations se font dans le respect des règles d’urbanisation et avec le souci de construire des solutions et architectures maintenables et évolutives. Dans cet esprit, les Directions IT qui ne peuvent pas, qui ne doivent pas être omises de ces projets.

La seconde approche est technologique et basée sur l’intelligence artificielle. En installant une solution telle que Automation Finder de NICE, nous sommes en mesure de donner des insights extrêmement précis quant aux processus, mais plus encore, aux tâches pouvant être automatisées.

Cette technologique est vraiment très intéressante pour accélérer et ré enchanter une roadmap d’automatisation au sein d’une entreprise !

En plus sa mise en place est réellement simple car il suffit d’installer une application sur des postes de travail d’une équipe de personnes qui exercent la même activité. Cette démarche respecte toutes les contraintes de sécurité et respect de la vie personnelle via des white et black list des applications observées et le fait que les données compilées n’intègrent pas l’origine unitaires de celles-ci.

A l’issue d’une période de 15 à 20 jours, les données sont consolidées, analysées par la solution grâce à l’intelligence artificielle, il est alors possible d’identifier les tâches qui peuvent être automatisées. La solution permet alors de remonter :

• Le nombre de tâches identifiées
• Leurs natures (copier / coller, navigation, documents utilisés, …
• Le nombre d’occurrences d’utilisation du processus identifié
• Le temps passé sur chacune de ces tâches et en total
• Le % de pertinence sur la dimension ROI

Franchement, commencer avec une première phase d’évaluation des processus et ensuite lancer une initiative de détection automatique nous parait chez Novelis l’approche gagnante.

NICE : Est-ce que vous pouvez nous parler justement d’un projet Automation Finder et de ce qu’il a pu apporter à votre client ?

Souvent, lorsque on essaie d’automatiser toutes les tâches, toutes les étapes d’un processus où des humains sont impliqués, mettre en œuvre un processus complet en RPA peut s’avérer compliqué car il est nécessaire d’avoir une validation humaine, une prise de responsabilité. Pour autant, certaines étapes de ce processus peuvent être optimisées et automatisées.

C’est la raison pour laquelle nous avons mené ce projet avec notre client et les résultats ont été très pertinents. Concrètement, nous avons identifié :

• L’envoi d’un email structuré et pré-complété par une solution de Desktop Automation, sur la base des informations collectées en temps réel, peut éviter 1 100 actions par mois !
• La récupération et la consolidation d’informations clients KYC (know your customer) pour éviter la navigation et la ressaisie par les collaborateurs : nous avons relevé 70 000 occurrences sur 4 semaines
• Une autre opportunité de KYC avec plus de 4 000 occurrences identifiées pour un gain de plusieurs dizaines d’heures de temps de traitement. Celle-ci concerne la récupération de coordonnées de contact.

Au-delà de ces bénéfices liés au gain de temps, à la sécurisation des données, à la capacité de délivrer plus rapidement une expérience client de qualité, la qualité de travail des collaborateurs est aussi améliorée : les tâches inutiles et peu intéressantes sont confiées à la partie Desktop Automation.

NICE : En termes de temps et de budget, quelle est votre position ?

C’est aussi ce qu’il y a d’intéressant avec la technologie RPA et des accélérateurs comme le propose NICE avec son Automation Finder. Les budgets de mise en œuvre sont très accessibles, les projets se mettent en place rapidement et les ROI sont mesurables et plus rapides que de lourdes migrations d’ERP. Ce n’est évidemment pas une solution miracle. Mais comme le rappelait la London School of Economics lors d’un salon en Angleterre sur le sujet de l’automatisation : la RPA est la technologie qui offre le ROI le plus important en comparaison de toutes les autres technologies observées.

Chez Novelis, nos consultants et ingénieurs sont pragmatiques. Oui il faut une stratégie, une feuille de route et des principes de gouvernance. Mais avant tout, il est nécessaire de conserver du bon sens et être opérationnel dans la preuve, dans la qualité délivrée, dans la valeur apportée. Automation Finder a été pensé pour remonter des faits, des données quantifiées. Une telle solution est clairement le deuxième étage de la fusée RPA.

Merci à l’équipe NICE pour cette interview !